久しぶりの相手にメールを送るときは?シチュエーション別の方法

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しばらく連絡を取っていない人にメールを送るとき、どのように話を進めていいのかわかりにくいでしょう。いきなり本題に入るのもおかしなことのため、何かしらあいさつ文を入れなければなりません。久しぶりメールでも相手によって文面を変えなければならないため、誰に送るのか考えながら文章を作成していきましょう。

ビジネス上での場合

「お久しぶりです」より「ご無沙汰しております」が無難

ビジネスメールで「お久しぶりです」を使うと軽いイメージになります。同僚や部下に送るメールなら問題はないのですが、目の上の人には最適な言葉ではありません。この言葉は馴れ馴れしさを感じさせ、久しぶりに会った目の上の人に対しては失礼になってしまうでしょう。年上の人でも上下関係を気にしない付き合いであったなら、「お久しぶりです」でも問題はありません。

一般的にビジネスメールでは、「ご無沙汰しております」と使います。この言葉は長い間連絡がないことを詫びている言葉です。上司やお客様へ連絡する際にも使われています。相手に対して丁寧な印象を与えるため、ビジネスメールでは「ご無沙汰しております」を使うようにしましょう。どちらを使うか迷ったときにもおすすめです。

お詫びや季節のあいさつや相手への気遣いを最初に書こう

お詫びの文章からいきなり本題に入るのは唐突過ぎます。ビジネスの場では人とのつながりを重視したいため、お詫びの文章の前に季節のあいさつなどを挟みましょう。なぜ久しぶりの連絡となったのか文章を入れておくと、相手も理由があったことがわかるでしょう。忙しい中で自分のことを思い出してくれれば、誰だって嬉しい気持ちになります。

季節のあいさつを加える場合は、以下のような文章から始めると良いでしょう。

 

「暑い日が続いておりますがお変わりはございませんか?」

「日に日に寒さが身に堪える季節となりましたが、お体にお変わりはありませんか?」

 

短い文章ではありますが、相手の気遣いを伝えることができます。

自分が誰かわかるように、自己紹介や以前の関係を書こう

女性 名刺
もしかしたら久しぶりの連絡で、相手は誰だったか思い出せないかもしれません。長らく連絡を取っていない方には、自分が誰なのかわかる文章を加えましょう。誰だかわからないままだと、相手もどう答えていいのかわからなくなってしまいます。記憶があいまいだとやり取りに問題が生じやすいため注意しましょう。最悪の場合は誰だかわからず、メールを読んでくれないかもしれません。

メールにはどこの人物なのか、いつお世話になったのか記載します。相手との具体的な取引内容や、出会った場所を記載するとわかりやすくなるでしょう。取引先の方に送る場合は、相手にとって多くの取引先の人物で、すっかり記憶から抜け落ちているかもしれません。ヒントとなる言葉を付け加えれば、「あのときの〇〇さん」と思い出してくれるでしょう。

言葉遣いは丁寧さを心がけること

メールでは言葉使いに注意しましょう。メールの本題は通常のメールの送り方と同じです。しかし、長く連絡をしなければ相手との距離が離れてしまうため、その当時親しい間柄であっても言葉使いには注意してください。丁寧な言葉使いを心掛け、相手を不快にさせない工夫が必要です。メールでは気持ちが伝わりにくく、少しオーバーに表現するくらいがちょうど良くなります。相手ともう一度仕事をしたいという気持ちがあるなら、業務的なあいさつだけにならないように注意しましょう。

気になる男性への場合

女性 スマホ

あまり気負わずにまずはメールを送ってみよう

何かで知り合った男性とメールアドレスを交換しても、その後お互いが忙しく連絡が来なくなってしまうことがあります。しかし、彼のことがやっぱり気になるなら、気負いせず思い切って連絡してみましょう。数か月以上連絡をしないと「いきなり連絡したら迷惑かも」と思ってしまいますが、相手もただ忙しかっただけかもしれません。

もしかしたら彼も連絡を取ろうと考えていたのに、連絡をするきっかけがつかめずそのままになってしまったのかもしれないのです。軽いノリで連絡すれば、また近づくチャンスはあります。何を話そうか深く考える必要はなく、一言「元気?」と送るだけでもいいでしょう。相手もあなたともっと話したいと思っているなら、メールを送り返してくれるはずです。待っているだけではステキな恋をゲットすることはできません。

誕生日やお正月などのイベント時はメールしやすい

突然のメールを送る勇気がないなら、相手の誕生日やお正月などのイベントを利用しましょう。自分の誕生日をきっかけに連絡してもいいかもしれません。軽いノリで「もうすぐ何歳になる」と連絡して、彼に祝ってもらうことを催促しないようにしましょう。相手の誕生日が近ければ、素直におめでとうと伝えるだけでも大丈夫です。相手も自分の誕生日を覚えてくれたと喜んでくれるでしょう。

お正月やクリスマスなどのイベント時は、多数の知り合いにメールを送るため違和感がありません。また会いたいという話になればチャンスがあるでしょう。友人とパーティをして楽しかったという近況報告や、あけましておめでとうという挨拶の文章なら、気負いせず送ることができます。

「○○で会った○○だけど覚えてるかな?」くらいがちょうどいい


もしかしたら相手はすっかり忘れているかもしれません。相手が覚えていても、確認を取るような文面から始めると相手も気を遣わなくて済むでしょう。最初から長文でメールを送るより、「〇〇だけど覚えている?」と軽いノリでメールをしましょう。相手が覚えていなければ「誰だっけ?」と返してくれますし、覚えていれば「そういえば懐かしいね」と返事をくれるはずです。

長文や重い内容は避けるべき

久しぶりメールで絶対にやってはいけないのが、重いメールの内容にすることです。いきなり暗い内容で相談されても困ってしまうでしょう。以前は親しい間柄でも間を置いている人からいきなり相談されても、誰も返事をしようとは思いません。

久しぶりなのに長文のメールを送るのも避けてください。相手が親しくするつもりもないのに、いきなり長文で送られると迷惑でしょう。近況報告をしたい気持ちはわかりますが、一言目の文章の量には注意が必要です。まずはあいさつ程度に留めておいて、相手の出方の様子を見る必要があります。

連絡をもらえなかったことを責めるのはダメ


久しぶりに連絡する際に、相手が連絡をしなかったことを責める内容にしないようにしましょう。相手も忙しくて連絡ができなかったのかもしれません。もしかしたら自分から連絡しづらくて彼も待っていたのかもしれないのです。いきなり責められてしまうと、これからも何か問題が起これば責められるイメージしかわきません。

会いたいなら素直に誘ってみるのもあり

彼に会いたいなら素直に会いたいと伝えてみるのもOKです。直接言葉に出しづらいことでも、メールなら伝えられるのではないでしょうか。2人で会いたいと言えば、気持ちも伝わります。まどろっこしいことが嫌いな方は、直接聞いてしまいましょう。

相手の得意分野について質問するのも効果的

彼が得意な分野をメールで聞くのもありです。いきなり連絡が来てびっくりするかもしれませんが、彼も頼られて悪い気はしません。もしかしたら詳しく話したいと会う約束をしてくれる可能性もあるでしょう。

連絡を取っていなかった友達への場合

難しく考えずに気軽に送ろう

久しぶりメールを友人に送るなら、いつも通り変わらない文面で大丈夫です。もしかしたら相手もメールが来るのを待っていたのかもしれません。長く連絡をしないと自分からはメールを送りづらくなってしまうため、自分から連絡を取ってみましょう。

話がしたい・会いたいといった気持ちを素直に言葉にしよう

以前と同じように「元気だった」と連絡すればいいでしょう。また会いたい気持ちをストレートに伝えれば、相手も時間を取ってくれるはずです。

まとめ

久しぶりメールは誰でも緊張してしまいます。もしかしたら嫌われたのかも、もう私のことは忘れてしまったかも、などネガティブな気持ちを持ってしまうものです。そのような不安を持って行動を起こさないのはもったいないことでしょう。思い切って行動を起こせばそんな不安など一瞬で吹き飛ぶかもしれないのです。

引き用元サイト: feely[フィーリー]

記事元url: https://feely.jp/4568160/

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